9 lietas, ko mēs iemācījāmies, organizējot MeetUp

emocionālās inteliģences un tehnooģiju meetup

Business Academy students Daniels Rogulis | Decembris 17, 2019 

Pagājušajā nedēļā mēs, Business Academy studenti, organizējām savu pirmo jaunuzņēmumu komūnas iniciēto tikšanos (MeetUp) Ventspilī “Emotional Intelligence & Technology MeetUp”. Mēs esam patiesi priecīgi, kā mums gāja, un jau plānojam nākamo tikšanos janvāra mēnesī. 

Procesā mēs iemācījāmies pāris noderīgas lietas gan par pasākumu organizēšanu, pasākuma mārketingu, galvenās atšķirības starp semināru un komūnas tikšanās konceptiem, un ar daudz lielāku pārliecību jau gatavojamies nākamajai kopā sanākšanai. 

Šajā ierakstā es padalīšos ar galvenajām atziņām, ar kurām es saskāros, ko vajadzētu un nevajadzētu darīt, organizējot komūnas tikšanās pasākumus.

1. Kāpēc mēs to darām?

Sākt organizēt komūnu tikšanās pasākumus tikai tāpēc, ka citi to dara un tas ir ‘stilīgi’, ir viena no galvenajām kļūdām. Ja nebūsi uzmanīgs, tad, ļoti iespējams, saņemsi negatīvas atsauksmes un radīsi nepareizu priekšstatu, kas negatīvi ietekmēs Tavas iespējas piesaistīt un izveidot ‘īsto’ auditoriju savu mērķu realizēšanai. Atrodi to, kas Tevi motivē un pieraksti to. Mūsu gadījumā, mums ir aktuāli un esam izvirzījuši mērķi attīstīt veselīgu un progresīvu tehnoloģiju uzņēmumu ekosistēmu Ventspilī. Tieši aktīvas komūnas esamība ir viens no galvenajiem priekšnosacījumiem veiksmīgas ekosistēmas veidošanā, un šādas tikšanās ir vispiemērotākā vieta, kur sākt to veidot.

Gadījumā, ja arī tev ir interese par jaunuzņēmumu komūnas veidošanu, tad es iesaku izlasīt šo grāmatu.

2. Turpini ar pasākuma izveidošanu Facebook vai Meetup.com

Salīdzinoši viegli ir izveidot pasākumu, taču jau sarežģītāk ir izveidot pasākumu sēriju, kuras ietvaros dalībnieki atgriežas un regulāri pievienojas arvien jauni, motivēti un ieinteresēti cilvēki. Pārliecinies, ka Tu uzrunā atbilstošu auditoriju sociālos tīklos, un neaizmirsti arī par laiku, kad sāc apziņot – nedari to pēdējā brīdī. Cilvēki ir aizņemti, tāpēc ir ļoti vēlams, ka izziņo pasākumu vismaz 2 nedēļas pirms pasākuma datuma.

Te ir neliels raksts par to, kā efektīvi apziņot cilvēkus par savu pasākumu iekš Facebook.

3. Pārliecinies, ka pasākuma vietā ir viss nepieciešamais.

Es esmu apmeklējis daudzus šāda tipa komūnu pasākumus. Bieži vien kaut kas iztrūkst. Vai nu nav pietiekami daudz vietu, kur apsēsties un baudīt pasākumu, notiek tehniskas problēmas vai nav pietiekamas izvēles dzērieniem/ēdieniem. Tu vēlies, lai apmeklētāji jūtas cik vien ērti iespējams. Pufu krēsli varētu būt laba un ērta opcija attiecībā uz sēdēšanu. Pārliecinies, ka piedāvājumā ir arī bezalkoholiskie dzērieni, jo ne visi vēlas/var lietot alkoholiskus dzērienus, un, protams, neaizmirsti arī par veģetāriešiem, kad gatavo uzkodas.

4. Droši uzaicini tos, kas var dalīties pieredzē.

Ir vērts piemeklēt kādu atraktīvu cilvēku ar pieredzi un/vai viedokļu līderi, kas varētu papildināt ar savu pieredzes stāstu tikšanās izvirzīto tēmu. Tas noteikti var palīdzēt piesaistīt papildus interesentus, kā arī veicināt viņu iesaisti diskusijās. Noteikti efektīvs risinājums ir arī videozvans, ja runātājs nav fiziski pieejams. Noteikti mudini arī jebkuru dalībnieku pieteikties un izteikties “Atvērtā mikrofona” formā.

5. Atrodi atbilstošo auditoriju.

Svarīgākais nav, cik pilna ir telpa, svarīgi ir, cik ieinteresēta ir esošā auditorija. Tev var būt lieliska tikšanās arī ar 7-10 aktīvu un ieinteresētu cilvēku dalību, kuri iesaistās diskusijās un izbauda pasākumu.

Necel paniku, ja kāds dodas prom pārak agri – iespējams, tā nav Tava īstā auditorija vai, vienkārši, viņiem tiešām ir jāskrien. Tieši tādēļ nākamā atziņa ir svarīga.

6. Esi uz datiem balstīts.

Noteikti mēri, cik veiksmīgs ir pasākums un nodefinē savus KPI (Svarīgos mērāmos lielumus), kas ir atbilstoši Tavam pasākumam. Fokusējies un mēģini uzlabot tos. 

Šeit ir pāris ieteikumi:

– Cik bija jautājumu pēc runātāja uzstāšanās?

– Cik ilgi cilvēki palika pēc oficiālās programmas beigām?

– Izveido aptauju atgriezeniskajai saitei, lai pārliecinātos, kas bija labi, kas varēja būt labāk.

Ievāc apmeklētaju e-pasta adreses, lai vari komunicēt gan starp pasākumiem, gan efektīvi uzaicināt uz nākamo pasākumu. Izveido QR kodu, kas ved uz pieteikuma formu, lai cilvēkiem ir ērti to atrast, un pievieno toprezentāciju slaidiem.

Šeit ir saišu saīsināšana un pārvaldības serviss, kā arī QR koda ģenerators.

7. Komūnu tikšanās pasākumi ir citādi.

Pasākuma ievaddaļā izskaidro, kādēļ tiek organizētas šīs tikšanās un kāds ir to mērķis – paskaidro, kas šie nav informatīvie semināri. Konferences un semināri, pārsvarā, tiek vadīti un tajos uzstājas runātāji, kuri izglīto un prezentē idejas par attiecīgajām tēmām. Runātāji ir eksperti attiecīgajās jomās. Tikmēr komūnu tikšanās (MeetUps) drīzāk ir kā sarunu galds, kur katrs dalībnieks iesaistās diskusijās un sniedz pievienoto vērtību kopējā saturā, kā arī, iespējams, sniedz iespēju pielāgot tēmas un formātu procesa laikā, lai pielāgotos dalībnieku interesēm.

8. Nestreso

Ja kaut kas nenotika kā plānots, nevajag par to pārak satraukties un krist panikā. Apmeklētāji, ļoti iespējams, nemaz nenojauš, kā pasākums tika plānots, tādēļ, vienkārši, improvizē. Radi maksimāli dabīgu atmosfēru. 

9. Sāc laikā.

Cilvēki ir aizņemti un katram savs laiks ir dārgs, tādēļ cieni to. Sākt ar kavēšanos ir nepieņemami tieši tādēļ, ka tas noteikti var radīt negatīvu apmeklētāju priekšstatu un pieredzi, kā arī ietekmēt arī pārējo tikšanos veidošanu, jo aizkavē arī citus, kas iesaistījušies pasākuma koordinēšanā un satura nodrošināšanā. Tas ir risks, ka cilvēki nepaliks līdz beigām, jo bija rēķinājušies ar konkrētu laiku, ko veltīt šim pasākumam.

Veiksmi arī tev ar komūnu pasākumu organizēšanu!

Likās noderīgi? Neaizmirsti pieteikties jaunumiem:

This post is also available in: English (Angļu)